根據(jù)國際慣例和我國規(guī)定，中國機構(gòu)出具的文書在國外使用，一般應(yīng)先經(jīng)外交部領(lǐng)事司（以下簡稱“領(lǐng)事司”）認(rèn)證。）或當(dāng)?shù)卣馐罗k公室（FAO）授權(quán)的文件，再經(jīng)文件使用國使領(lǐng)館認(rèn)證。該部門及其授權(quán)的外辦是辦理中國合法化事務(wù)的主管部門。

辦理完認(rèn)證后，我局和外辦可協(xié)助申請人將文件轉(zhuǎn)交使領(lǐng)館申請認(rèn)證。

        一般認(rèn)證所需文件有：出生、死亡、婚姻、無犯罪記錄、親屬關(guān)系、學(xué)歷、職業(yè)資格、聲明書、委托書、委托書、合同、章程、動物檢驗檢疫證明等或植物、原產(chǎn)地證明、發(fā)票以及其他民事或商業(yè)用途的公證、證明或票據(jù)等。這些文件由中國公證機構(gòu)、出入境檢驗檢疫局、中國貿(mào)促會出具國際貿(mào)易（中國貿(mào)促會）。

向領(lǐng)事司辦理證件認(rèn)證須知

（一）申請辦理商務(wù)文書認(rèn)證時，公證書（或貿(mào)促會證明或商業(yè)票據(jù)）原件、企業(yè)出具的授權(quán)書原件一份、被授權(quán)人有效護照復(fù)印件及其他所需材料必須由有關(guān)大使館提交。企業(yè)應(yīng)當(dāng)授權(quán)本企業(yè)人員提出合法化申請。

（2）對于需要商務(wù)部和外國駐京使館認(rèn)證的文件，一些外辦或其他授權(quán)機構(gòu)可以幫助申請人將上述材料轉(zhuǎn)交商務(wù)部。